La nuova legge europea sulla Privacy applicata a tutti gli stati membri dell’Ue entrata in vigore lo scorso 25 maggio riguarda anche le associazioni di promozione sociale di oratorio. Si tratta del Regolamento n. 679 del 27 aprile 2016, siglato Rgpd, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo ai dati personali.
L’associazione oratori Noi nazionale è pervenuta alla determinazione delle procedure da attuare gradualmente in tre step: dapprima l’informativa, il consenso e la liberatoria per immagini, in secondo luogo le nomine e gli incarichi e, infine, i passaggi rimanenti.
Informativa – Sul sito www.noihub.it nell’area login del gestionale sono disponibili i seguenti documenti: l’informativa per i singoli tesserati dei circoli di oratorio, che va stampata e affissa nella bacheca di ogni circolo); la domanda di adesione e rinnovo (anche familiare) con la liberatoria per immagini e video; la domanda di affiliazione 2018 aggiornata secondo la nuova normativa per la privacy (nell’area riservata per nuove affiliazioni e variazioni).
Consenso – La norma non richiede il consenso scritto da parte dei tesserati, tuttavia occorre poter dimostrare di averlo ricevuto: conseguentemente diventa indispensabile raccogliere il consenso degli iscritti. I circoli che hanno regolarmente utilizzato la modulistica prodotta e diffusa dalla Segreteria nazionale (domanda di adesione personale/familiare) dovranno dunque raccogliere il nuovo consenso riferito alla nuova legislazione, a partire dal tesseramento 2019, per tutti i tesserati.
Liberatoria per immagini e video – La liberatoria per immagini e video, invece, che è volontaria per chi la sottoscrive, è obbligatoria per il Circolo, che la deve conservare nell’archivio.
Infine è obbligatorio procedere alle seguenti nomine attraverso i documenti segnalati:
Nomina responsabile interno (www.noiverona.com/wp-content/uploads/2018/06/01.Nomina-Incaricato-intern_data-libera.pdf) – Questo modulo sottoscritto dal titolare e dall’incaricato deve rimanere nell’archivio del circolo (non va esposto ed inviato a nessun altro ente).
Nomina responsabile esterno Noi nazionale (http://www.noiverona.com/wp-content/uploads/2018/06/02.2-Nomina-Responsabile-NOI-NAZIONALE.pdf) – Con questo modello Noi Associazione viene nominata quale responsabile esterno per la tenuta dei dati dei tesserati e altri adempimenti connessi, per conto del circolo. Il modulo (già timbrato e firmato dal nazionale) va completato negli spazi relativi ai dati del circolo, sottoscritto dal legale rappresentante e scansionato va restituito per posta elettronica a segreteria@noiassociazione.it, una copia va invitata ad associazione Noi Torino (viale Thovez 45 – 10131 Torino. Tel./Fax: 011.8395770, mail info@noitorino.it) ed una tenuta nell’archivio del circolo.
Nomina responsabile esterno (http://www.noiverona.com/wp-content/uploads/2018/06/02.1Nomina-Responsabile-Esterno.pdf) – Il modulo può servire per la nomina di responsabili esterni del trattamento dati che trattano dati personali per conto del titolare dei dati stessi (legale rappresentante del circolo); ad esempio la Noi territoriale, il consulente del lavoro, il commercialista.
(testo a cura di Stefano DI LULLO, da «La Voce E il Tempo» del 1° luglio 2018)